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关于做好普通本科学生学籍信息核对及学籍档案完善工作的通知

浏览次数:  日期:2020-10-26 11:41:58

各学院:

为保证在校学生学籍数据的准确性,学校决定于2020年10月24至30日开展普通本科在校学生学籍信息核对及档案完善工作。现将相关事宜通知如下:

一、工作时间

学籍信息核对:2020年10月24~28日

学籍档案完善:2020年10月24~30日

二、工作内容

(一)学籍信息核对

1.材料下载及打印

请各学院于10月24日下载并打印《重庆科技学院普通本科学生学籍信息核对表》(附件1,以下简称《信息核对表》)。

2.信息核对

各学院组织学生认真核对学籍信息,具体要求如下:

(1)如学籍信息准确无误,学生本人签字确认

(2)如学籍信息有误,请在表上直接修改,学生本人签字确认;如需变更姓名、身份证号等关键学籍信息,请学生直接到教务处教务科(厚德楼H114)咨询办理

(3)如果学籍信息不全,请在表上填写完全,学生本人签字确认。

3.不在校学生的处理

如学生不在校,请学生所在班级辅导员在学生签名处注明学生不在校原因,然后根据学生的实际情况分类处理:

(1)在外实习、实践的学生

学生按照教学计划在外实习、实践的,由学生辅导员联系学生核实学籍信息,由辅导员签字确认。学生返校后,再由学生本人补签。

(2)交换生但未办理保留学籍手续的学生

本学期因参加学校认可的交换项目而未办理保留学籍手续的学生,由学生辅导员联系学生核实学籍信息,由辅导员签字确认。学院教务办在教务系统对学生进行学籍异动。

(3)参军入伍但未办理保留学籍手续的学生

参军入伍但未办理保留学籍手续的学生,学院核实情况后,由参军入伍学生所在班级辅导员出具情况说明,学院教务办在教务系统对学生进行学籍异动。

(4)已经办理休学、退学手续的学生

已经办理休学手续但仍出现在名单中的学生,由辅导员签字确认。学院教务办核实后,在教务系统对学生进行学籍异动。

已经办理退学手续但仍出现在名单中的学生,由辅导员联系学生确认退学手续是否已经办理完成,办理完成的由辅导员与学院教务办确认后签字。学生退学手续未办完的,辅导员敦促学生完成退学手续,由教务处对学生学籍进行异动。

(5)无任何正当理由不在校且未办理任何学籍异动手续的学生

无任何正当理由不在校且未办理任何学籍异动的学生分为两种情况:一是在校生未在规定期限内报到注册;二是学生未报到或学生报到后未办理任何手续离校且不在校时间超过两周。

对逾期未注册且未履行暂缓注册手续的、未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的学生,学院应组织立即核实学生情况,属实则可予退学。

学生退学由学生所在班级辅导员、学生所在学院按照《重庆科技学院学生退学材料》(附件2)的要求整理材料,报教务处。教务处呈报校长办公会审批通过后及时对学生学籍进行处理。

4.材料报送

学生签字确认后的《信息核对表》经学院辅导员、教务办主任以及主管学籍工作的院领导签字,并加盖学院公章后报送。纸质版报送至教务处教务科,电子版发送至徐峰老师邮箱864793395@qq.com。

材料报送截止时间:10月30日17∶00。

(二)学籍档案完善

根据上级要求,学生就读期间的学籍档案需补充身份证正反面复印件。具体要求如下:

1.档案整理

档案以行政班为单位,内容包括:

(1)新生入学(身份证复印件)名册表(附件3),命名如“地质2020-01”,名册表按学生学号排序。

(2)新生身份证复印件一份(把身份证原件正反两面用A4纸上下复印,左边留2.7厘米装订线),在右下角签名学生本人用(蓝、黑)钢笔或签字笔写上“此件仅用于学校存档”,本人签名,写上年、月、日。最后在其表右下方需用红签字笔写上页码号001,002……,顺序号一定与学生名册表顺序一致(格式见附件4)。

(3)盒内备考表(附件5)纸质档一份。

(4)所有材料均不装订,每个行政班的材料用燕尾夹夹住即可。

2.档案移交

按要求整理好的学生学籍档案,于10月30日17∶00前交档案馆熊绍强老师。

教务处联系人:徐老师,联系电话:023-65022072。

档案馆联系人:熊老师,联系电话:023-65023387。

特此通知


附件:1.重庆科技学院普通本科学生学籍信息核对表

     2.重庆科技学院学生退学材料

     3.重庆科技学院新生入学(身份证复印件)名册表

     4.身份证正反面复印格式

     5.盒内备考表



教务处        

图书馆(档案馆、校史馆)

2020年10月26日    


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